You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.

Использование электронной цифровой подписи

15

Что такое электронная цифровая подпись? Что даёт использование электронной цифровой подписи? Каковы основные положения об использовании электронной цифровой подписи?

Электронная цифровая подпись ― это реквизит документации, подтверждающий неизменность сведений и личность подписавшего (компании от имени должностного лица). Для краткости используются аббревиатуры ЭЦП, ЭП, КЭП (квалифицированная подпись).

Согласно положению об использовании электронной подписи (ключей и сертификатов), она юридически равнозначна подписи, выполненной от руки.

Электронная подпись: что это

ЭЦП ― это сертификат и пара ключей закрытого и открытого типа. Сертификат используется для проверки достоверности подписи, предоставляется на бумаге и в электронном виде. Выпускается удостоверяющим центром (УЦ), содержит следующие сведения:

  • ключ проверки;
  • наименование удостоверяющего центра;
  • сфера применения ЭП;
  • срок действительности сертификата;
  • сведения о владельце (ФИО, ИНН, СНИЛС и другое).

Открытый ключ шифрует информацию, а закрытый расшифровывает. Открытый ключ можно передавать. Он доступен пользователям системы для идентификации владельца. Закрытый ключ передавать нельзя. Если его получат злоумышленники, то смогут создавать подписи от имени автора. Поэтому он хранится не на компьютере, а на специальных носителях: смарт-карте, токене, дискете, USB-носителе. Потеряв физический носитель, следует немедленно связаться с сотрудниками УЦ и отозвать сертификат.

Использование электронной цифровой подписи: какой тип выбрать

  • Простая ― это парная запись «логин и пароль», не обладает дополнительной защитой, не препятствует внесению изменений в документацию.
  • Неквалифицированная ― подтверждает авторство и неизменность сведений после подписания.
  • Квалифицированная ― обладает максимальной степенью защиты, используется для работы с государственными органами и сведениями, содержащими гостайну. Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России.

Простая и неквалифицированная ЭП дает юридическую силу документации только в случаях, предусмотренных постановлениями Правительства и только после заключения соглашения между сторонами. КЭП не нуждается в дополнительных соглашениях.

Возможности использования электронной подписи квалифицированного типа не ограничены. Она подходит для удаленного взаимодействия с государственными и коммерческими структурами. Получить ее может как физическое лицо, индивидуальный предприниматель и самозанятый, так и представители организаций, ведомств и учреждений (должностные лица).

Возможности использования электронной подписи

Граждане используют ЭЦП для удаленного взаимодействия с государственными структурами, медицинскими учреждениями, учебными организациями и информационными базами. Например, она позволяет:

  • записаться к врачу;
  • подать заявление в ВУЗ;
  • подать заявку на пособие;
  • оформить кредит, ипотеку;
  • сдать декларацию на сайте налоговой;
  • обменяться документацией с работодателем;
  • зарегистрировать недвижимость в Росреестре.

Юридическим лицам и предпринимателям ЭП позволяет:

  • отчитываться в ФНС и фонды удаленно;
  • участвовать в госзакупках и электронных торгах;
  • организовать юридически значимый электронный документооборот (ЭДО);
  • зарегистрировать онлайн-кассу;
  • маркировать продукцию;
  • оформлять грузы на таможне;
  • подавать иски в суд.

Действия, требовавшие ранее личного присутствия заявителя, благодаря использованию электронной цифровой подписи выполняются в считанные секунды удаленно. Большинство бизнес-процессов невозможны без ЭЦП. К ним относится отчетность, сдавать ее на бумаге может ограниченное число плательщиков.

Проверить действительность подписи можно сопоставив дату на штампе со списком недействительных сертификатов на сайте удостоверяющего центра. Сам сертификат действителен 12-15 месяцев, потом его перевыпускают.

Использование электронной цифровой подписи: что необходимо

Рассмотрим все этапы: покупку электронной подписи, настройку рабочего места и продление сертификата.

Заказать ЭЦП можно в МФЦ или аккредитованном Минкомсвязи удостоверяющем центре. Перечень действующих УЦ доступен на интернет-портале Министерства. Для удобства заявление и документация принимаются удаленно на сайте УЦ. Оригиналы предоставляются при получении подписи.

Как купить ЭЦП

Выберите подходящий для вас удостоверяющий центр и подготовьте необходимые сведения. Список документации в зависимости от УЦ может отличаться. К обязательным относятся:

  • заявление;
  • выписка из ЕГРЮЛ, ЕГРИП;
  • устав;
  • приказ о назначении руководителя;
  • паспорт, ИНН, СНИЛС сотрудника, на которого выписывается сертификат.

Необходимо внести на счет УЦ два платежа: первый единоразово за физический носитель, второй — за электронную подпись (сертификат, действующий 12-15 месяцев). Возможно, придется заплатить за использование программы СКЗИ (средства криптографической защиты информации), иногда лицензия предоставляется бесплатно.

Как настроить рабочее место

Для работы с ЭЦП необходим компьютер с операционной системой Windows, Mac OS или дистрибутивом Linux. Последнюю придется предварительно донастроить. Программа СКЗИ представляет собой плагин, т. е. она встраивается в ОС, добавляя в контекстное меню дополнительную функцию.

Если все настроено правильно, то подписать электронную документацию можно будет нажатием правой кнопки мыши.

Большой популярностью пользуется платное ПО «КриптоПро CSP». Рассмотрим, как установить для использования электронную цифровую подпись на его примере.

Windows. Выберите СКЗИ в соответствии с версией ОС и разрядностью, программа работает с Windows XP и выше. Скачайте установочный файл с официального сайта разработчика. Запустите дистрибутив, в появившемся окне нажмите на кнопку «Установить». Распаковка произойдет автоматически, проинформирует об успешном завершении процесса. Для активации лицензии введите серийный номер.

Подключите к компьютеру носитель подписи. На вкладке «Сервис» выберите контейнер электронного ключа. Появится окно для выбора, нажимаем «Ок» и далее «Установить». Если все выполнено верно, появится соответствующее уведомление.

Теперь необходимо подключить сертификат УЦ. Перейдите во вкладку «Свойства» ― «Общие» ― «Путь сертификации». Там будет указано название удостоверяющего центра и ФИО владельца ЭЦП. Кликните по нему, а потом на «Установить сертификат». Следуя указаниям мастера установки, выберите хранилище сертификата и запустите установку. После на экране появится сообщение об успешной инсталляции.

Разработчик рекомендует браузер Internet Explorer. Он без дополнительных настроек обеспечивает корректное использование электронной цифровой подписи. Как работает дистрибутив в остальных браузерах, зависит от наличия дополнительно установленных плагинов. Например, для Firefox на Windows и ПО от «КриптоПро» потребуется «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in».

Mac OS. Установите программу СКЗИ, аналогично инсталляции других расширений ― скачайте установочный файл и запустите его. Следуйте инструкции мастера установки. Когда процесс будет завершен, введите номер лицензии:

  • нажмите кнопку терминал;
  • задайте команду: sudo /opt/cprocsp/sbin/cpconfig -license -set;
  • впишите серийный номер лицензии.

Подтвердите действие, введя пароль администратора, нажав кнопку Enter. Для установки сертификата ЭЦП на компьютер с Mac OS откройте Finder в папке «Программы». Выберите cptools, запустив его. В открывшемся окне перейдите на раздел «Показать расширенные данные» ― «Контейнеры». Выберите для электронного ключа контейнер. Через действие «Скопировать контейнер как...» задайте название и сохраните на «Жесткий диск».

Браузер Safari, установленный в MacOS как основной, не подходит для использования электронной подписи в документообороте. Оформление документации можно выполнять в Chrome, Яндекс-браузере или Opera. Для взаимодействия с сайтом ФНС лучше использовать Chromium.

Как подписывать электронную документацию

СКЗИ добавляет дополнительный раздел в контекстное меню операционной системы. Это позволяет подписать документ (файл) через функционал, открываемый правой кнопки мыши.

В зависимости от разработчика средства криптозащиты, интерфейс и порядок действий могут различаться. Рассмотрим использование электронной подписи в электронных документах на примере самого популярного ПО от разработчика «КриптоПро».

Кликните по значку нужного файла правой кнопкой мыши:

  • Найдите в появившемся меню пункт «Крипто-АРМ» и перейдите на него.
  • В меню выберите вариант «Подписать», чтобы открылся мастер создания ЭЦП. На этом этапе можно добавить еще несколько эл. документов.
  • Остается выбрать формат. Обычно доступна кодировка DER или BASE64. Как правило, это не имеет большого значения, кроме нескольких получателей. Например, для ФСРАР готовят документацию в кодировке DER.
  • Выберите расширение, по умолчанию это SIG, можно также упаковать файлы в ZIP-архив.

Главный шаг ― «Параметры подписи», она бывает присоединенной (в самом файле) и отсоединенной (создается дополнительный файл). Если у вас две ЭЦП и больше, укажите сертификат и нажмите «Завершить».

Об успешном завершении операции будет сообщено в открывшемся окне.

После подписания документация становится недоступной для редактирования, рядом появляется файл подписи в формате .doc.sig. Подобным образом подписывается документация в программах учета, электронной почте и облачных хранилищах, к примеру в docs.google.com через раздел меню «Дополнения». Возможно, для этого потребуется установить еще одно расширение для браузера.

Как проверить чужую подпись

Часто при использовании электронной подписи в организации возникает необходимость проверки файла sig. Например, при поступлении электронного трудового договора от физического лица, заключенного контракта с поставщиками и иной документации вне программ электронного документооборота.

Проверить достоверность ЭП можно на специальных онлайн-сервисах: на портале Госуслуги или на сайте вашего удостоверяющего центра. Также можно установить плагины проверки на компьютер. Например, плагин от «КриптоПро». Он проверяет файлы pdf бесплатно, а документацию Excel и Word на платной основе.

В результате проверка покажет, соответствует ли подпись документу и были ли изменены сведения после подписания. Вы увидите ФИО владельца ЭЦП, дату визирования, наименование УЦ. Если подпись не подтверждена, программа (сервис проверки) покажет причину. Это может произойти из-за просроченного сертификата или явного подлога.

Как продлить сертификат ЭЦП

Если срок сертификата заканчивается, необходимо его продлить в удостоверяющем центре. Сделать это следует заранее, чтобы не остановился электронный документооборот. Если вы работаете в программе учета (или на ином ПО), предоставленной УЦ, вы заранее получите сообщение о необходимости продления ЭП.

  • Подайте заявку на продление, чтобы перевыпустить и продолжить использование электронной подписи в электронных документах. Выполнить это можно на сайте удостоверяющего центра или связавшись с УЦ по телефону.
  • В личном кабинете или через программу УЦ создайте закрытый ключ, запустите запрос на сертификат.
  • Оплатите выставленный счет, как правило, в течение 1 дня заявка будет принята. Вам остается проверить и подписать бланк сертификата. После этого новая ЭЦП становится активна. Физический носитель менять не нужно.

Выбор удостоверяющего центра, программ учета, СКЗИ и настройка рабочего места может вызвать у новичков, а также опытных пользователей ряд проблем. Иногда работавшая ранее программа выдает ошибки, не позволяет подписать документ. Справиться с проблемами помогут сотрудники УЦ, разработчики ПО и сторонних компаний. Но за такую помощь придется заплатить. Гораздо легче и выгоднее передать ведение налогового и бухгалтерского учета на аутсорсинг.

Компания «Бухгалтерия для Вас» возьмет на себя ведение учета, техническое обеспечение используемых программ, оптимизирует ваши налоги. Наши эксперты проконсультируют вас по вопросам ведения бизнеса, будут общаться с контролирующими государственными органами от вашего имени. Мы сделаем все для того, чтобы вы спокойно занимались любимым делом, извлекая наибольшую прибыль.

Возврат к списку