Как оформить и учесть излишки при инвентаризации

При проведении учета в конце года, квартала или очередного периода выявляют излишки в результате инвентаризации. Это могут быть как материалы, товары, так и основные средства, наличные деньги. Излишки выявленные при инвентаризации представляют собой ситуацию, когда у компании имеется избыточный запас товаров или материалов, превышающий текущие потребности и спрос на рынке. Это приводит к ряду негативных последствий, таким как увеличение затрат на хранение, уменьшение оборачиваемости запасов и риски устаревания товаров.

Общие сведения об излишках при проведении инвентаризации

Причины излишков при инвентаризации могут быть разнообразными.

• Одной из основных причин является неправильное планирование и управление запасами.
• Недостаточная точность прогнозирования спроса, изменения в производственных процессах или поставках, а также недостаточная координация между отделами компании приводят к избыточным запасам.
• В ходе инвентаризации выявляются излишки, которые возникают из-за неправильной оценки рисков или из-за стремления компании обеспечить себя запасами на случай возможных нештатных ситуаций.

Избыточная масса оказывает негативное влияние на финансовое состояние компании. Увеличение объема запасов требует больших затрат на их хранение, страхование и обслуживание. Появление такого факта приводит к уменьшению ликвидности компании, поскольку средства, замороженные в запасах, не могут быть использованы для других целей.

Какие схемы используются для устранения проблемы

Для управления излишками инвентаризации материалов компании применяют ряд методов.

• Улучшение системы прогнозирования спроса и планирования производства. Использование современных методов анализа данных и применение программного обеспечения для управления запасами более точно предсказывает потребности рынка и оптимизирует уровень запасов.
• Метод Just-in-Time (JIT) для минимизации запасов за счет точного согласования производства с потребностями рынка.

Излишки инвентаризации представляют серьезную проблему для компаний. С помощью правильного управления запасами и применения современных методов планирования и контроля, можно значительно снизить риски возникновения избыточных запасов.

Как вести бухучет излишков

Так или иначе, проводки излишек инвентаризации необходимо учитывать в учете. Рекомендуется использовать формы ИНВ-18 или ИНВ-19(сличительные ведомости), или самостоятельно разработанные формы на предприятии. Для анализа, а также последующего контроля используют ведомость учета результатов инвентаризации ИНВ-26. Для завершения процедуры инвентаризации кассы излишки заносят в бухгалтерскую справку об оприходовании. Иногда в редких случаях применяют отчет оценщика, который указывает справедливую цену для каждого выявленного предмета.

Важно! Какую бы форму учета инвентаризации не выбрало бы предприятие, все эти способы должны быть отображены в учетной политики организации.

• Первый шаг. Поиск возможных ошибок в учетной части бухгалтерии. Проверяем, все ли документы оприходования товаров были поставлены на учет.
• Второй шаг. Определение формы учета излишков. Форма ИНВ-15 учитывает наличные средства и денежные документы, а также инвентаризационный акт. Форма ИНВ-18 предназначена для учета основных средств. Форма ИНВ-19 предназначена для учета избыточных товаров, материалов и запасов. Форма ИНВ-26 – обобщенные данные по выявленным излишкам в результате инвентаризации. Документы подписывают участники мероприятия, а также утвержденная инвентаризационная комиссия.
• Третий шаг. Оценка стоимости избыточной массы. Предприятие устанавливает свою цену или ориентируется на данные рынка. В некоторых случаях, например для определения стоимости дорогостоящего предмета приглашают оценщика.
• Четвертый шаг. Оформление бухгалтерских проводок выявленных излишков при инвентаризации.

Бухгалтерские проводки фиксируются следующим образом.

• Дебсчет 01 «Основные средства»;
• Дебсчет 03 «Доходные вложения в матценности»;
• Дебсчет 41 «Товары»;
• Дебсчет 10 «Материалы»;
• Дебсчет 43 «Готовая продукция»;
• Дебсчет «Касса»;
• Субсчет 91-1 «Прочие доходы»;
• Субсчет 91 «Прочие доходы и расходы».

По общим правилам, все излишки должны быть отображены в налоговой отчетности. Как правило, для этих целей подают уточненную налоговую декларацию. Стоимость излишков должна иметь справедливую цену, но при этом без учета НДС. Только после фактического применения, излишки включают в стоимость с учетом состава расходов. Если излишки передаются в производственный цикл переработки, ранее учтенную стоимость списывают в расходную часть. НДС нельзя начислять, если избыточная масса направляется в эксплуатацию.