Возможность нанимать сотрудников из разных стран и городов позволяет выбирать из большего числа специалистов. Но такой формат работы отличается от привычного способом обмена документами.
По закону, с сотрудником не нужно разрывать договор, если он провел за границей не больше 183 дней (статья 13 ТК РФ). Если сотрудник уезжает дольше чем на 183 дня или на ПМЖ, необходимо оформить ГПХ. Так можно будет решать вопросы отпуска и отгулов.
С сотрудником, который оформлен по ГПХ нужно ежемесячно подписывать акт выполненных работ. Это нужно для оплаты труда.
Отправить документы можно так:
- Заказать доставку у курьерской службы.
- С помощью электронного документооборота.
- С помощью мобильного электронного документооборота.
Если вы не хотите разбираться в нюансах отправки и оформления документов, вы можете обратиться в компанию «Бухгалтерия для Вас». Мы занимаемся оформлением документов и трудовых договоров «под ключ».
Отправка с помощью курьера
Если вы будете использовать этот вариант, оформлять и отправлять документы нужно заранее. Оцените сроки доставки курьерской службы и добавьте время на оформление самих документов, чтобы сотрудник вовремя получил оплату.
У этого способа есть свои минусы:
- Расходы на услуги транспортной службы. Чем больше сотрудников — тем дороже будет оформление документов.
- Сложности со сроками доставки. Курьерские службы могут не успеть доставить бумаги, а сотрудник может не вовремя их забрать.
- Для проверки нужно дополнительное время и люди. Нужно несколько раз проверить бумаги, чтобы отправить действительный документ.
Использование мобильного электронного документооборота
Этот метод не требует оформления электронной подписи в специальной организации. Она создается и остается в приложении. Один из видов — кадровый электронный документооборот. При использовании КЭДО менеджер просто загружает документы в приложение, а директор и работник подписывают их. Сотруднику для этого придется оформить в приложении неквалифицированную электронную подпись.
Использование электронного документооборота с сотрудниками, которые работают в России
КЭДО можно использовать не только для работников, живущих в других странах. Работники из других городов также могут оформлять отпуск, получить отгул или скачать необходимые документы через мобильное приложение.
Коротко о преимуществах КЭДО
- Скорость. Все документы можно оформить и подписать за несколько минут, нет задержек по оплате.
- Меньше расходов. Не нужно тратить деньги на оформление электронной подписи и услуги курьера.
- Меньше опасности. Нельзя потерять документ, он лежит на вашем сервере или в облачном хранилище.
- Простота контроля. Статус бумаг указан в приложении, нельзя пропустить один из этапов.
Организация электронного документооборота
Нужно определиться с системой КЭДО. Сделать это можно так:
- Оценить объем документов.
- Составить список расходов на оформление кадровых бумаг. Решить, сколько вы можете тратить на систему ЭДО.
- Изучить, чем отличаются системы КЭДО от разных разработчиков.
- Понять, какие функции необходимы вашей фирме и на основе этого выбрать программу.
Для перехода придется составить несколько документов:
- Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нем нужно указать, через какую систему вы будете обмениваться документами. Укажите, как к системе может подключиться сотрудник, что именно вы хотите делать в КЭДО и у кого будет доступ.
- Локальный нормативный акт о порядке осуществления ЭДО в кадровой службе. Тут нужно указать срок, когда сотруднику нужно подписать бумаги. Также нужно обозначить, как вы будете работать с профсоюзом и когда можно оформлять документы на бумаге.
- Сообщите работникам. Все сотрудники, которые будут использовать ЭДО должны письменно подтвердить свое согласие. Сотрудников можно перевести на КЭДО в любой момент. А если он впервые трудоустроился в 2022 году, его согласие не потребуется.