С 2021 года руководитель должен либо предоставить сотрудникам, работающим удаленно, необходимое оборудование, либо выплатить им возмещение за использование личного имущества. Как оформить компенсацию документально, читайте в нашей статье.
Согласно ст. 312.6 ТК РФ, в обязанности руководителя входит возмещать затраты на эксплуатацию личного имущества дистанционщиками.
Оформляется это в отдельной графе трудового договора, если речь идёт о новых работниках, или в допсоглашении, если мы говорим о сотрудниках со стажем, которые переходят на дистанционную работу.
Условия, размер возмещения, наименование имущества, сроки выплаты и способ расчёта суммы обязательно прописываются в трудовом договоре или допсоглашении (Письмо ФНС России от 13.11.2018 No БС-3-11/8304).
Согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 No 03-03-04/4/186) возмещение затрат на использование работником личного имущества считается расходной статьёй по налогу на прибыль предприятий.
Учтите, что существуют ограничения для возмещения за пользование личными транспортом. С ними можно ознакомиться в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 No 92. Размер выплат для прочих разновидностей имущества такими рамками не регулируется — он закрепляется в соглашении между сотрудником и руководителем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 No 03-03-06/1/6672).
Важно! При составлении учета возмещения руководитель обязан экономически и документально подтвердить:
Сумма возмещений, прописанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ) налогом не облагается. Предельные нормы компенсации не установлены. (Письмо ФНС России от 13.11.2018 No БС-3-11/8304).
Возмещение за эксплуатацию имущества работника в целях предприятия не прописывается в 6-НДФЛ (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 No БС-4-11/6839).
Страховыми взносами на различные виды страхования не облагаются выплаты, компенсирующие затраты на эксплуатацию частной собственности в рабочих целях. Согласно (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 06.12.2019 No 03-04-06/94977, ФНС от 13.11.2018) сумма выплат не должна нормироваться. Также, необходимо, чтобы объем возмещений соответствовал объему затраченных сотрудником средств.
Вы, как работодатель, будете обязаны отразить описываемый вид выплат, при оформлении формы РСВ, входящей в состав выплат, которые не облагаются, согласно 422 статье НК РФ: подразделы 1.1 и 1.2 в строке 040, подразделы 1.3.1 и 1.3.2 приложения 1 в строке 030, а также приложения 1.1 и 2 к разделу 1 расчета строки 030.
Не забудьте указать ее, заполняя данные о сотруднике, который получит компенсацию. Вам необходимо указать общий размер облагаемых и необлагаемых выплат, а также данные из графы 140 подраздела 3.2.1.
Для того чтобы провести учет компенсации, бухгалтеру необходимо начислить саму компенсацию сотруднику. Затем, нужно зафиксировать сумму, затраченных сотрудником средств и сумму входного НДС.
Надеемся, что заметка была полезной для вас! Следите за обновлениями нашего блога.