Закон о ведении бухгалтерского и налогового учета предприятий требует оформления первичного документа на каждую хозяйственную операцию. Допускается подготовка справки в момент совершения действия или по окончанию. Документируются изменения структуры активов, движения денежных средств и иные действия, принесшие экономический эффект.
Порядок работы
Первичные учётные документы заполняются на основании первоначальных сведений о результатах конкретной деятельности и обосновывают бухгалтерские проводки. Информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в бухгалтерских проводках и заносится в учётный регистр.
При взаимодействии с контрагентами, налоговыми и судебными органами документация используется для подтверждения правильности расчётов. Без оригиналов крайне сложно доказать факт выполнения или невыполнения действия.
При оформлении первичных учётных документов организации объектами учета считаются:
- приобретение сырья и расходных материалов;
- закупка и расходование материальных ресурсов;
- затраты на производство;
- объёмы готовой продукции и незавершившегося производства;
- товародвижение — складирование, отгрузка, транспортировка, сбыт;
- расчёты с финансовыми структурами, заказчиками, поставщиками, покупателями.
Виды первичных документов бухгалтерского учета
В категорию входят:
- договоры — содержат условия конкретных сделок;
- счета — подтверждают готовность покупателя оплатить продукт или услугу. Иногда включают дополнительные условия сделки (например, скидки, специальные расценки);
- товарные накладные — отображают списки проданных изделий;
- акты приема-передачи — оформляются по итогам предоставления услуги и одобрения результата принимающей стороной. Подтверждают соответствие работы требованиям заказчика;
- расчётные ведомости — отображают информацию об оплате труда наёмного персонала (в том числе выплаты премий, доплат, компенсаций, больничных);
- кассовые ордера и книги — документируют финансовые операции компании.
Классификация
По способу оформления первичные учётные документы подразделяются на виды:
- бумажные, заверенные подписями должностных лиц;
- электронные с ЭП.
Если по закону или условиям договора требуется наличие первичного документа на бумаге. Контрагент обязан распечатать и подписать копии соответствующих электронных справок.
По цели использования первичные документы бывают:
- внутренние — составляются специалистами фирмы и действуют в пределах юрисдикции данной организации.
- внешние — поступают от сторонних юрлиц или передаются для исполнения.
По форме первичные документы разделяют на группы:
- унифицированные, утвержденные Госкомстатом и обязательные для компаний — перечень включает кассовые чеки, транспортные накладные и бланки строгой отчётности;
- разработанные конкретной фирмой и закрепленные внутренними актами;
- комбинированные — вариации унифицированных форм с дополнительными полями.
Требования к содержанию
Бланк первичного документа в обязательном порядке содержит:
- название формы, наименование субъекта хозяйствования, совершившего операцию;
- дата заполнения и порядковый номер документа;
- хозяйственная операция с измерением в натуральной или денежной форме;
- ФИО, должность и подпись сотрудника, совершившего или задокументировавшего действие.
Список сотрудников с правом подписи первичных документов бухгалтерского учета определяет руководитель компании. Перечень лиц заносится в приказ.
Первичные документы составляются на русском языке, денежные величины фиксируются в рублях. Если бланк оформлен на иностранном языке, заказывается построчный перевод. Суммы записываются в иностранной валюте и рублях.
Стандарты оформления
К бухучету не принимаются первичные документы:
- содержащие информацию о ложной сделке;
- заверенные сфальсифицированной подписью или факсимиле;
- подписанные сотрудником, который не наделен соответствующими полномочиями.
Первичный документ бухгалтерского учета, в оформлении которого допущена ошибка, не подлежит замене. В текст бланка вносится исправление, проставляются дата корректировки и подписи уполномоченных лиц.
Порядок работы, контроль и организация хранения
В соответствии с действующими регламентами, внутри предприятия бланки регистрируются в журналах документооборота с присвоением порядкового номера. Поступающие первичные документы оформляются как входящие. Образцы, подготовленные внутри компании, записываются в исходящие.
На принятых к исполнению бланках ставят штамп. Документы визирует руководство компании.
После отработки бланки подшиваются в папки, систематизируются и передаются в архив. Срок хранения бумаг или электронных форм составляет более 4 лет. Первичка требуется налоговым службам для изучения и проверки. Также первичная документация часто выступает доказательной базой в судебных тяжбах между юрлицами.