122

Закон о ведении бухгалтерского и налогового учета предприятий требует оформления первичного документа на каждую хозяйственную операцию. Допускается подготовка справки в момент совершения действия или по окончанию. Документируются изменения структуры активов, движения денежных средств и иные действия, принесшие экономический эффект.

Порядок работы

Порядок работы

Первичные учётные документы заполняются на основании первоначальных сведений о результатах конкретной деятельности и обосновывают бухгалтерские проводки. Информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в бухгалтерских проводках и заносится в учётный регистр.

При взаимодействии с контрагентами, налоговыми и судебными органами документация используется для подтверждения правильности расчётов. Без оригиналов крайне сложно доказать факт выполнения или невыполнения действия.

При оформлении первичных учётных документов организации объектами учета считаются:

  • приобретение сырья и расходных материалов;
  • закупка и расходование материальных ресурсов;
  • затраты на производство;
  • объёмы готовой продукции и незавершившегося производства;
  • товародвижение — складирование, отгрузка, транспортировка, сбыт;
  • расчёты с финансовыми структурами, заказчиками, поставщиками, покупателями.

Виды первичных документов бухгалтерского учета

В категорию входят:

  • договоры — содержат условия конкретных сделок;
  • счета — подтверждают готовность покупателя оплатить продукт или услугу. Иногда включают дополнительные условия сделки (например, скидки, специальные расценки);
  • товарные накладные — отображают списки проданных изделий;
  • акты приема-передачи — оформляются по итогам предоставления услуги и одобрения результата принимающей стороной. Подтверждают соответствие работы требованиям заказчика;
  • расчётные ведомости — отображают информацию об оплате труда наёмного персонала (в том числе выплаты премий, доплат, компенсаций, больничных);
  • кассовые ордера и книги — документируют финансовые операции компании.

Классификация

По способу оформления первичные учётные документы подразделяются на виды:

  • бумажные, заверенные подписями должностных лиц;
  • электронные с ЭП.

Если по закону или условиям договора требуется наличие первичного документа на бумаге. Контрагент обязан распечатать и подписать копии соответствующих электронных справок.

По цели использования первичные документы бывают:

  • внутренние — составляются специалистами фирмы и действуют в пределах юрисдикции данной организации.
  • внешние — поступают от сторонних юрлиц или передаются для исполнения.

По форме первичные документы разделяют на группы:

  • унифицированные, утвержденные Госкомстатом и обязательные для компаний — перечень включает кассовые чеки, транспортные накладные и бланки строгой отчётности;
  • разработанные конкретной фирмой и закрепленные внутренними актами;
  • комбинированные — вариации унифицированных форм с дополнительными полями.

Требования к содержанию

Бланк первичного документа в обязательном порядке содержит:

  • название формы, наименование субъекта хозяйствования, совершившего операцию;
  • дата заполнения и порядковый номер документа;
  • хозяйственная операция с измерением в натуральной или денежной форме;
  • ФИО, должность и подпись сотрудника, совершившего или задокументировавшего действие.

Список сотрудников с правом подписи первичных документов бухгалтерского учета определяет руководитель компании. Перечень лиц заносится в приказ.

Первичные документы составляются на русском языке, денежные величины фиксируются в рублях. Если бланк оформлен на иностранном языке, заказывается построчный перевод. Суммы записываются в иностранной валюте и рублях.

Стандарты оформления

К бухучету не принимаются первичные документы:

  • содержащие информацию о ложной сделке;
  • заверенные сфальсифицированной подписью или факсимиле;
  • подписанные сотрудником, который не наделен соответствующими полномочиями.

Первичный документ бухгалтерского учета, в оформлении которого допущена ошибка, не подлежит замене. В текст бланка вносится исправление, проставляются дата корректировки и подписи уполномоченных лиц.

Порядок работы, контроль и организация хранения

В соответствии с действующими регламентами, внутри предприятия бланки регистрируются в журналах документооборота с присвоением порядкового номера. Поступающие первичные документы оформляются как входящие. Образцы, подготовленные внутри компании, записываются в исходящие.

На принятых к исполнению бланках ставят штамп. Документы визирует руководство компании.

После отработки бланки подшиваются в папки, систематизируются и передаются в архив. Срок хранения бумаг или электронных форм составляет более 4 лет. Первичка требуется налоговым службам для изучения и проверки. Также первичная документация часто выступает доказательной базой в судебных тяжбах между юрлицами.

Возврат к списку