Смена главного бухгалтера: пошаговый алгоритм

Организационная процедура смена руководителя экономического блока — это всегда важный цикл жизнедеятельности фирмы. От того, насколько профессионально и ответственно пройдет этот процесс, зависит стабильность работы компании. Рассказываем, как происходит в фирме процесс смены главного бухгалтера и какие шаги необходимо предпринять заинтересованным сторонам.

Общие этапы смены главного бухгалтера выглядят так:

• Подготовка к процессу. На этом этапе руководитель компании и новый главбух должны быть уведомлены о предстоящей смене. Уведомление может быть оформлено в письменной форме или в виде служебной записки. Также можно создать комиссию, в состав которой войдут представители администрации, бухгалтерии и другие сотрудники. Далее нужно заполнить акт передачи при смене бухгалтера, который передается новому ответственному руководителю отдела.
• Инвентаризация и анализ текущего состояния дел. Необходимо провести инвентаризацию имущества, активов и обязательств компании, чтобы убедиться, что они в наличии и правильно учтены. Нужно проанализировать текущее состояние учета и отчётности, проверить соответствие данных в регистрах учета и первичных документах передачи дел при смене главного бухгалтера внутри организации.
• Составление акта приема-передачи. Подготавливается документация, в которой подробно анализируются все передаваемые документы, активы и обязательства компании. Акт оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.
• Передача документации. Будущий главбух получает все необходимые документы, включая бухгалтерские книги, налоговые декларации и первичные документы. Также описываются нематериальные активы компании, такие как лицензии, сертификаты, программное обеспечение.
• Обучение нового сотрудника. Новый главбух получает необходимые инструкции, учебники и узкопрофессиональные пособия для эффективной работы. При необходимости во время смены главного бухгалтера в организации новому сотруднику помогают освоиться в адаптированной программе учета, которая используется на новом месте работы.

По окончании процедуры новый главбух должен успешно освоить свои обязанности эффективного исполнения возложенных задач. При смене главного бухгалтера важно убедиться, что вся информация о финансовых делах компании передана безопасно и конфиденциально. Этот процесс должен быть хорошо организован и выполнен в соответствии с законодательством и внутренними локальными положениями НПА предприятия.

Шаг 1. Отмена доверенностей при смене главного бухгалтера

Согласно статье 188 Гражданского кодекса Российской Федерации, отмена доверенности происходит через отмену полномочия лицом, выдавшим её. Для отмены доверенности необходимо в письменной форме уведомить об этом другое лицо, которому были выданы полномочия, а также известных доверителю лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность.

В случае отмены доверенности лицо, выдавшее её, обязано незамедлительно её вернуть. В рассматриваемом процессе смена главного бухгалтера может быть причиной для отмены доверенности, выданной им.

Шаг 2. Инвентаризация имущества организации

Составляем приказ о проведении инвентаризации. Указываем в нем сроки, состав инвентаризационной комиссии и причину проведения инвентаризации (в данном случае — смена главного бухгалтера).

Представители учётной комиссии проверяют наличие и состояние имущества организации, сверяя его с данными бухгалтерского учета.

Оформление результатов:

• По итогам инвентаризации составляется акт, в котором фиксируются результаты проверки.
• Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.
• Если в ходе инвентаризации были обнаружены расхождения, необходимо составить сличительные ведомости.
• Акт и сличительные ведомости передаются главному бухгалтеру, который вносит исправления в бухгалтерский учет.

Результаты инвентаризации утверждаются руководителем организации. Он должен убедиться, что все расхождения были правильно зафиксированы и что в бухгалтерский учет внесены необходимые изменения.

Этот план действий является общим руководством. Конкретные процедуры и методы могут различаться в зависимости от политики и процедур организации.

Шаг 3. Проверка состояния отчётности

Это процедура, в ходе которой аудиторская или бухгалтерская компания проверяет и анализирует текущее состояние бухгалтерской и налоговой отчётности, налоговых платежей и налоговых обязательств организации.

В процессе проверки состояния отчётности новый главный бухгалтер выявляет ошибки и несоответствия в работе предыдущего сотрудника, а также проверяет, правильно ли были отражены в учете операции, связанные со сдачей и составлением отчётности.

В ходе проверки аудитор или бухгалтер-аудитор:

• проверяет правильность ведения бухгалтерского и налогового учета;
• сверяет данные первичных документов с данными в бухгалтерских регистрах;
• анализирует налоговые декларации и бухгалтерскую отчётность;
• выявляет ошибки и нарушения в учете;
• даёт рекомендации по их устранению и улучшению системы учета и отчётности в организации.

Проверка состояния отчётности помогает обеспечить достоверность бухгалтерской и налоговой отчётности организации, избежать налоговых рисков и штрафов, а также повысить качество и эффективность работы бухгалтерской и налоговой службы.

Шаг 4. Издание приказа о передаче дел при смене главного бухгалтера

Это типичный организационный шаг при смене главбуха, в котором руководитель (управляющий) компании официально оформляет назначение уполномоченного специалиста и передачу ему всех необходимых документов и дел, связанных с бухгалтерской и финансовой деятельностью организации.

Приказ о передаче дел включает следующую информацию:

• наименование и реквизиты фирмы;
• дату и номер документа;
• причину издания приказа (в нашем случае — смена главного бухгалтера);
• Ф. И. О. и должность нового сотрудника;
• список документов и дел, которые передаются новому гспециалисту;
• срок передачи документов и дел;
• подпись управляющего фирмы.

Публикация приказа о передаче дел обеспечивает плавный, комфортный и безопасный переход ответственности за бухучет в компании и предотвращает возможную утрату важной рабочей документации или информации.

Шаг 5. Составление акта приема-передачи дел при смене бухгалтера

Для обеспечения надёжности и безопасности передачи дел от одного бухгалтера к другому необходимо оформить акт приема-передачи. Этот документ фиксирует текущее состояние дел и служит гарантом того, что новому уполномоченному лицу будет передан достоверный и полный объём информации о состоянии бухгалтерского учета.

Содержание акта приема-передачи:

• Дата и место составления. Дата — актуальная, место — наименование и адрес организации.
• Участники процесса. Ф. И. О. и должности старого и нового бухгалтеров, а также представителей руководства компании.
• Предмет акта. Указывается краткая характеристика передаваемых дел.
• Описание состояния дел. Раздел содержит информацию о текущем состоянии дел в бухгалтерии: остатки по счетам, задолженности, состояние налоговых и других платежей, наличие или отсутствие штрафных санкций и т. д.
• Передача документов и материальных ценностей новому руководителю отдела.
• Подписи сторон, являющихся участниками процедуры. Уполномоченные лица подтверждают факт передачи дел и заверяют достоверность информации, содержащейся в акте.

Составление акта приема-передачи при смене бухгалтера — важный этап в обеспечении безопасности и прозрачности бухгалтерской деятельности. Документ позволяет новому главбуху получить информацию о состоянии дел в компании и избежать возможных проблем в будущем.

Можно ли принимать на работу нового бухгалтера до смены главного бухгалтера в организации

В Трудовом кодексе РФ нет прямого ответа на этот вопрос. Рекомендуется придерживаться следующего порядка действий:

• Уведомляем сложившего полномочия главного бухгалтера об увольнении.
• Принимаем на работу исполняющего обязанности главного бухгалтера.
• Заключаем договор о материальной ответственности.
• Обеспечиваем техническую передачу дел.
• Согласуем порядок и сроки передачи дел.
• Проводим инструктаж нового сотрудника.
• Контролируем процесс передачи дел и оказываем помощь.
• Оцениваем риски и принимаем меры по их минимизации.

Решение о том, принимать ли нового сотрудника на работу до замены главного бухгалтера, остается на усмотрение руководства организации. Важно обеспечить непрерывность учётных процессов и безопасность финансовых данных, а также соблюдать необходимые процедуры и требования.

На данном этапе услугу главного бухгалтера можно передать на аутсорсинг, чтобы соблюсти вопросы законодательства по обеспечению нормального функционирования предприятия.