Применение в бизнес-деятельности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) становится неотъемлемой частью современного делопроизводства и документооборота не только в России, но и во многих странах мира.
Что такое УКЭП
Электронная подпись (УКЭП) — это разновидность цифрового типа, имеющая повышенный уровень защиты и все факторы правовой значимости. Электронная подпись создается на основе сертификата, выданного специальным учреждением, именуемым аккредитованный центр сертификации (УЦ). Указанный специализированный орган обеспечивает подлинность, целостность и неоспоримость цифровой информации.
УКЭП (иногда называют ЭЦП для бизнеса) используется для signing (подписания) документов, подтверждения сделок, а также в различных сферах деятельности, включая бизнес, получения муниципальных госуслуг и ЭДО. Основное преимущество УКЭП заключается в том, что она имеет такую же правовую силу, как и собственноручная подпись на бумажном носителе.
Кто может оформить УКЭП
Оформление подписи УКЭП доступно для физлиц и юрлиц. Это значит, что ПБОЮЛ и коммерческие, бюджетные структуры могут использовать УКЭП для выполнения юридически значимых действий для своих документов и взаимодействия с госструктурами.
Физлица оформляют УКЭП после подтверждения своей личности, в то время как юридическим лицам потребуется обеспечить подписание бланков строгой отчетности от имени организации, а также предоставить требуемые официальные учредительные сведения предприятия.
Как получить усиленную цифровую подпись
Получение УКЭП состоит из нескольких этапов:
- Выбор аккредитованного УЦ. Для начала нужно определить центр сертификации, который аккредитован и соответствует всем требованиям НПА РФ.
- Сбор документов. Предпринимателю и гражданам потребуется подготовить следующие документы: для физических лиц — паспорт гражданина, ИНН (если есть), заявление на получение УКЭП; для юридических лиц — учредительные документы, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность на представителя (если паспортом владельца не оформляется).
- Личная явка. Для подтверждения личности необходимо явиться в удостоверяющий центр. При себе нужно иметь все необходимые документы.
- Процесс выдачи. После проверки документов вам будет выдан сертификат ЭЦП. Срок действия сертификата ограничен, что требует его периодического обновления.
- Установка программного обеспечения. Для работы с УКЭП понадобится специальное программное обеспечение (например, криптографическая система шифрования), которое обеспечит безопасное использование ЭЦП в цифровых документах.
Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи
Сертификат УКЭП — это ваш ключ к безопасной деятельности в интернете. Сертификат ключа усиленной цифровой подписи содержит информацию о подписанте, позволяет подтвердить его личность и обеспечивает высокую степень защиты. Сертификат выдается на срок 1-3 года, по истечении которого потребуется его обновление.
Как подписать усиленной квалифицированной электронной подписью
Подписание документов с помощью УКЭП — это простой процесс, который можно осуществить, соблюдая простые шаги:
- Открыть документ, который вы хотите подписать.
- Выбор функции подписи. В зависимости от используемого ПО, нужно выбрать опцию «Подписать документ» или аналогичную.
- Выбор сертификата. Система запросит выбор сертификата. Нажмите на ваш сертификат и подтвердите действие.
- Ввод пароля. Для завершения подписи введите пароль, который вы устанавливали при создании сертификата.
- Сохранение подписанного документа. После этого документ будет автоматически сохранен с ЭЦП, его можно отправить получателю.
Получив УКЭП, вы откроете для себя новые перспективы как в личной, так и в профессиональной деятельности. Вы сможете значительно упростить процесс документооборота и повысить свою эффективность в делах.
Для каких целей применяется УКЭП для ИП
Усиленная квалифицированная ЭЦП для ИП позволяет легализовать цифровые бланки строгой отчетности и гарантировать их юридическую силу. Основные цели применения УКЭП для ИП.
- Подписание деклараций для различных отчетностей. ИП обязаны предоставлять отчеты в фискальные ведомства, и ЭЦП для предпринимателей допускает подписывать их в цифровом варианте, что значительно экономит время.
- Взаимодействие с госорганами и муниципальными службами. С помощью сертификата ключа УКЭП индивидуальные предприниматели могут подавать заявки, получать лицензии и разрешения через государственные электронные сервисы.
- ЭДО. ЭЦП для бизнеса позволяет упрощать взаимодействие с контрагентами, подписывая контракты, акты и сопроводительные документы в цифровом варианте.
- Участие в ЭТП (цифровых торговых платформах). ИП, задействованные в конкурсах и аукционах, могут использовать УКЭП для подачи заявок и подписания документов.
УКЭП для ООО
Применение на практике УКЭП для ООО аналогично тому, как это происходит для индивидуальных предпринимателей, но система имеет свои особенности.
- Подписание учредительных документов и регистрация изменений. ООО применяет ЭЦП для подачи обращений о регистрации, изменения директорского состава, адреса компании и других важных действий.
- Участие в тендерах и госзакупках. Федеральные и муниципальные тендеры требуют наличия УКЭП для подачи заявок, что позволяет компаниям принимать участие в конкурсах без необходимости личного присутствия.
- Электронные приемы товаров и возвратов. Оснащенные УКЭП ООО могут быстро и эффективно взаимодействовать с клиентами через электронные каналы, что повышает общую удовлетворенность клиентов и улучшает имидж компании.
- Подписание контрактов с контрагентами. Применение бизнесменами ЭЦП для подписания различных соглашений упрощает и ускоряет процесс заключения сделок, избавляя от необходимости печатать документы и собирать подписи.
Срок действия сертификата УКЭП
Официальный сертификат ЭЦП для бизнеса обладает определенным сроком действия, который составляет, как правило, один или два года, иногда дается срок до трех лет в редких случаях. Преждевременное прекращение срока действия ЭЦП для бизнеса приводит к появлению нештатных ситуаций: документы, подписанные с использованием устаревшего сертификата, признаются недействительными.
Рекомендуется заранее планировать продление сертификата ключа для усиленной КЭП, чтобы избежать перерывов в работе. Процесс продления несложен и предусматривает предварительную подачу обращения в аккредитованный УЦ, где был выдан первоначальный сертификат УКЭП.