You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.

Ведение трудовой книжки в электронном виде

174

Ведение трудовых книжек в электронном виде: в чем преимущества и недостатки? Каковы особенности ведения трудовых книжек в электронном виде? Как изменилось ведение трудовых книжек в 2021 году?

Электронная трудовая книжка ― это цифровой аналог, используемый с начала 2020 года. Он призван облегчить получение информации для работников, текущих и потенциальных работодателей, кадровиков и госслужб. Электронная трудовая ― это также раздел во всероссийской единой базе данных Пенсионного фонда. Включает сведения о каждом работающем и работавшем гражданине страны и иностранце.

Вы узнаете из этой статьи о ведении трудовых книжек в электронном виде, преимуществах и недостатках использования. Что выгоднее для сотрудника: бумажный или электронный вариант? Как в 2021 году перейти с бумажных бланков на виртуальные и какие программы использовать?

Как пользоваться электронной трудовой

Электронная трудовая книжка (сокращенно ЭТК) не подразумевает бумажного или иного физического носителя. Информация хранится в цифровом формате в базе ПФР. Передает сведения работодатель в Кабинете страхователя на сайте ФСС, через оператора, напрямую в Пенсионный фонд.

Работник может посмотреть внесенные записи в Личном кабинете на веб-сайте ПФР, в официальном приложении фонда и на портале Госуслуги. Работодатель по требованию предоставляет сведения по форме СТД-Р о работе в данной компании. В ПФР есть записи, внесенные всеми работодателями с 2020 года (и ранее, если сведения переносились).

Если потребуется бумажная копия, ее можно запросить на работе в отделе кадров или в Пенсионном фонде. При этом обратиться можно в любое отделение, независимо от места регистрации.

Работники, трудоустроенные до 1 января 2020 года, когда Федеральный закон № 439-ФЗ был введен в силу, могли выбрать электронный вариант или бумажный. В последнем случае ведутся два экземпляра ― на бумаге и ЭТК. У тех, кто приступает к работе впервые в 2021 году, выбора нет ― только электронная трудовая.

Перейти с бумажных бланков и приложенного вкладыша на ведение трудовой книжки в электронном виде можно в любой день. Для этого подайте заявление в отдел кадров. Избрав электронный формат, вернуться к трудовой на бумаге уже не получится — закон исключает такую возможность.

Ведение трудовой книжки в электронном виде: преимущества для работников

  • Цифровая информация надежно защищена, ее нельзя потерять или испортить, как бумажную. ПФР гарантирует безопасность персональных данных. Используются средства криптографической защиты. Те, кто беспокоятся за сохранность данных, могут регулярно запрашивать копии на бумажном носителе, например один раз в год.
  • При необходимости можно быстро сформировать выписку СТД-ПФР. Для этого зайдите в Личный кабинет ПФР или на портал Госуслуги.
  • Сведения доступны ведомствам. Например, для принятия решения о назначении выплаты социальных и иных пособий, сотруднику государственного органа достаточно войти в базу данных. Гражданам не надо тратить время на предоставление документации в соцзащиту.
  • С электронной формой книжки легче трудоустроится на удаленную работу. Не надо посещать ни Пенсионный фонд, ни бывшего работодателя. Документация предоставляется в электронной форме.
  • Ошибки со стороны отдела кадров сведены к нулю. Особенности ведения трудовых книжек в электронном виде таковы, что система автоматически проверяет записи перед отправкой в базу ПФР.

Ведение трудовой книжки в электронном виде: плюсы для работодателей

  • Исключение трат на заказы бланков.
  • Избавление от обязанности хранения трудовых.
  • Легкое заполнение сведений по форме СЗВ-ТД, минимизирующее случайные ошибки.

Если работник перестанет появляться на рабочем месте, будет уволен за прогулы, его не придется ждать, чтобы вернуть трудовую книжку. Не нужно согласие на пересылку почтой. Все что потребуется ― внести запись об увольнении в электронный бланк.

Ведение трудовой книжки в электронном виде: есть ли минусы?

В отличие от молодого поколения, давно работающие не доверяют электронным базам. Им сложно представить уровень защиты персональных сведений. Кажется, что данные могут легко пропасть. Поэтому они предпочитают физический носитель, который после увольнения будет выдан на руки.

Однако ЭТК не может так легко «исчезнуть», как бумажная книга: не будет утеряна, не промокнет до нечитаемого вида при затоплении, не сгорит в случае пожара. Стихийные бедствия случаются не только в доме работника, но и в офисе работодателя.

Единая база Пенсионного фонда защищена от подобных катаклизмов. Она ежечасно копируется, хранится в нескольких форматах на мощных объединенных в одну сеть серверах. Проходит кодирование, действует защита от взломщиков и DDoS-атак.

Поэтому единственный недостаток (кажущаяся ненадежность) ― только миф.

Для сотрудников кадровой службы ведение трудовой книжки в электронном виде все же способно вызывать сложности. Переход с бумаги на цифру может занять больше времени. Для работников, выбравших бумажный вариант, придется вести две трудовые: на бумаге и онлайн.

Особенности ведения трудовых книжек в электронном виде

В электронной форме появилось новое поле ― СНИЛС работника. Убрана информация о видах наград и поощрений. Нет сведений о стаже до 2020 года.

Подтвердить его можно:

  • бумажной книжкой, которую вернет работодатель;
  • перенести информацию о стаже в цифровую базу ПФР.

Если выбираете последний вариант, обратитесь лично в отделение фонда. Напишите заявление на переносе сведений со старой трудовой в новый формат. Передайте бумажный экземпляр (его вам потом вернут).

Информация для кадровиков. При приеме на работу иностранцев, попросите, чтобы они предварительно получили СНИЛС. Только после этого оформляется приказ о приеме, формируется запись СЗВ-ТД.

Как перейти на ведение трудовых в электронной форме

Работнику делать ничего не надо, оформлением ЭТК занимается работодатель.

  • Руководство компании вносит изменения в делопроизводство и коллективные договоры.
  • Сотрудники отдела кадров уведомляют работников о новых возможностях трудового учета ― ведении трудовой книжки в электронном виде.
  • Собираются заявления о выбранном способе ведения. Решение должно быть написано работником собственноручно. Для удобства можно разработать шаблон.
  • Бумажные трудовые отдаются переходящим на электронный формат.
  • Сведения о выборе трудовой передаются в ПФР в виде отчета СЗВ-ТД.

Назначается сотрудник, отвечающий за ведение трудовой книжки в электронном виде и бланков СЗВ-ТД. Приказ составляется в свободной форме, прописываются полномочия, аналогично другой кадровой документации.

Новая обязанность ― корпоративный электронный адрес. Он должен быть известен каждому работающему в компании. Ящик должен регулярно просматриваться сотрудником кадровой службы или другим ответственным, назначенным приказом.

Особенности ведения трудовых книжек в электронном виде

Для ведения кадрового учета и сдачи отчетности в ПФР необходима специальная компьютерная программа для автоматического формирования и отправки СЗВ-ТД. Такая опция присутствует в большинстве популярных программ, например, в 1С. Разработчики компании создали облачный сервис 1С:Электронные трудовые книжки.

Уточните у поставщика ПО, предусмотрено ли взаимодействие с Пенсионным фондом используемой программы. Возможно придется установить дополнительный модуль для работы в привычном интерфейсе.

Особенности ведения трудовых книжек в электронном виде в 2021 году заключены в том, что Постановлением Правительства № 769п введен новый формат СЗВ-ТД. Отличная новость для тех, кто пользуется облачными сервисами для отправки отчета ― все данные обновляются автоматически. Работающим с программами, установленными на ПК, придется обновиться самостоятельно.

Что изменилось в новой форме СЗВ-ТД 2021 года

Добавилась новая строка «Код выполняемой функции» ― это фактически выполняемая работа, а не занимаемая должность. Узнать комбинацию цифр нужно в классификаторе ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Он состоит из пяти знаков в формате 1234.5.

Появился новый раздел ― «Сведения о работодателе-правопреемнике...». Заполняется после реорганизации компании.

Добавилась графа для указания кода «северных» работников: РКС ― работающие на Крайнем Севере, МКС ― в приравненных к нему местностях.

СЗВ-ТД предоставляют все работодатели ― юрлица и ИП. Запись вносится сразу при приеме на работу или увольнении или не позднее следующего рабочего дня. В иных случаях СЗВ-ТД отправляют до 15 числа следующего месяца. Сюда относятся:

  • решение работника об оставлении бумажной трудовой;
  • заявление о переходе на ЭТК;
  • внутренний перевод;
  • изменение квалификации, приобретение новой специальности;
  • изменение наименования организации;
  • судебные решения о запрете в отношении сотрудника.

Будьте внимательны! Отчет по новой форме СЗВ-ТД начнем подавать в ПФР с 1 августа 2021 года.

Как подать отменяющие и корректировочные сведения в СЗВ-ТД

Для отмены ранее отправленной информации представьте СЗВ-ТД, заполненную как первоначальная форма, но с признаком отмены. Им выступает символ «Х» в последней колонке.

Для корректировки указывают строку с ошибочными сведениями с признаком их отмены. В следующей строке ставят новую, верную информацию.

Сложность исправления по СЗВ-ТД в том, что цифровой формат требует указания идентификатора события (UUID). Это техническая строка с большим количеством символов. Он необходим для оперативного поиска записи в большой базе.

Если идентификатор не будет указан или указан неверно в ПФР сведения не примут. В некоторых программах кадрового учета проставление UUID автоматизировано. Найти код можно в файле выгрузки, отправленном ранее отчете или в регистре программы.

Чтобы не искать код UUID, не исправлять неверно отправленные сведения, не вести кадровый учет, высвободить сотрудников ― передайте работу на аутсорсинг. Эксперты нашей компании устранят риски нарушения норм действующего законодательства, будут сдавать отчетность правильно и вовремя.

Возврат к списку