Как вести трудовые отношения во время пандемии? Можно ли использовать мессенджеры для обмена электронными документами? Сегодня мы расскажем подробнее об ЭДО, кадровом учёте и других вопросах бухгалтерии.
В условиях пандемии работники всё чаще используют мессенджеры для деловой переписки. С помощью данных сервисов сотрудники не только быстро урегулируют вопросы по работе, но и пересылают документацию.
Однако считается ли такая форма кадрового общения допустимой, если взглянуть на неё со стороны закона? Считается ли законным оформление кадровой документации в групповом чате? Какие меры необходимы для того, чтобы материалы переписки могли использоваться в судебных процессах, касающиеся трудовых взаимоотношений? Читайте об этом в нашей статье.
Стоит сразу отметить, что сегодня не существует закона, регулирующего общение работников и руководителей в чатах, а как мы знаем, мессенджеры регулярно используются для рабочей переписки. Электронную документацию можно также пересылать с помощью чатов, правда, особенно значимые документы стоит вместе с этим оформлять в бумажном виде.
29 апреля этого года на рассмотрение отправили Законопроект № 1162885–7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», в котором законодатель вынес предложение о том, чтобы позволить бизнесу вести кадровый учёт в электронном виде и отойти от бумажной документации. Работникам разрешается отказаться от оформления трудовых отношений в электронном виде, но такой вариант развития событий возможен, если количество разделяющих данную позицию сотрудников превысит половину от их общего числа.
Между тем, в электронном виде уже можно вести ТК и больничные листы (статья 66.1 ТК РФ и подпункт 5 статьи 13 Закона № 255-ФЗ). Также статьи 312.2, 312.3 ТК РФ позволяют заключать с дистанционными работниками трудовые и ученические договоры в цифровом виде.
Возможно, что в скором времени в ЭДО перейдут заявление о переводе, дополнительное соглашение на перевод, приказ о применении дисциплинарного взыскания, заявление об увольнении по собственной инициативе и ещё ряд документов.
Вернёмся к вопросу мессенджеров и обратим ваше внимание на то, что при судебных разбирательствах переписка между работником и руководителем обычно рассматривается в рамках доказательства, поэтому стоит «пресекать на корню» возможные конфликты и вести себя в соответствии со своей должностью — это поможет избежать неприятных последствий.
При подписании договора в нескольких экземплярах ими можно обмениваться в электронном виде. Трудовые договоры регулируются трудовым правом, а не гражданско-правовым, поэтому полностью заключить их в электронном виде пока нельзя. Исключением является случай, когда договор заключается с сотрудником для дистанционной работы.
Наличие трудовых отношений, помимо подписанного договора, может быть доказано и посредством предъявления переписки в интернете. По скриншотам и аудио-сообщениям из переписок между работодателем и работником можно понять, что в чате обсуждаются рабочие детали.
Рассмотрим ситуацию, в которой работнику сообщили об изменении даты окончания отпуска в электронном письме. Работник не пришел на работу, а работодатель составил соответствующий акт. В этой ситуации суд посчитал наличие письма от руководства достаточным, чтобы признать вину сотрудника.
В другой ситуации сотрудницу восстановили в должности, хотя на рабочем месте она отсутствовала и не выполняла своих обязанностей. При этом у нее не было доказательств препятствий ее допуску к работе. Компания сообщила своей работнице о восстановлении с помощью сообщения в мессенджере, поэтому в удовлетворении требований сотруднице отказали.
Существуют примеры, подтверждающие возможность уведомления работодателя о желании получить отпуск с помощью сообщений. Если в ПВТР компании не установлена обязанность предоставления заявления со стороны сотрудника, сообщения в мессенджерах будут считаться обоснованным подтверждением отсутствия сотрудника.
Если сотрудник захочет отозвать заявление об увольнении по собственному желанию и попросит об этом начальство через мессенджер, то Кассационный суд не расценит сообщение как доказательство. Для отзыва заявления необходимо составить другое заявление в письменном виде. При этом сотрудник может в любой форме заявить о желании продолжать работать.
Уведомление о переводе с помощью электронного документа нарушает положения статей 72 и 72.1 ТК РФ и не считается должной формой уведомления. Для подтверждения сотрудником его ознакомления с документом, ему необходима электронная подпись.
Главный вывод, который можно сделать из вышеописанных случаев: все сообщения в мессенджерах должны описывать конкретные факты. Одно наличие переписки вряд ли будет считаться доказательством, если она никак не соотносится с делом по времени или другим признакам.
Обязательно нужно обозначить, какие задачи могут решаться в мессенджерах. Сотрудники могут получать задания, обмениваться документами или назначать и проводить встречи с помощью чатов. Вы можете выделить сотрудникам электронные адреса или аккаунты в мессенджерах, уточнив их обязанности при использовании.
Если прописать все эти пункты в правилах внутреннего трудового распорядка и в трудовом договоре, можно избежать множество проблем.
В заключение добавим, что очень важно грамотно выстраивать диалог с сотрудниками и четко определять список вопросов, которые могут обсуждаться в мессенджерах.