Бухгалтерский аутсорсинг: как выбрать компанию

Принято считать, что аутсорсинг бухгалтерских услуг — это передача ведения бухучета организации и составления отчётности сторонней компании-аутсорсеру. Существует полный и частичный стандарт оказания услуги. При полном аутсорсинге бухгалтерского учета компания берет на себя ведение всего учета и отчётности.

Правильный выбор аутсорсера — залог эффективного ведения учета. Стоит уделить время тщательному анализу нескольких вариантов перед заключением договора.

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг

Ведение бухгалтерского аутсорсинга — это комплексная передача всех видов бухгалтерских задач или только определённой части сторонней организации или частному специалисту, которые специализируются на бухгалтерском учете. Простыми словами, это один из видов бизнес-услуг, направленный на оптимизацию работы с финансами предприятия.

В зависимости от масштабов деятельности компании и её потребностей, аутсорсинговые услуги могут включать в себя:

• Ведение бухучета и подготовку финансовой отчётности.
• Налоговые расчёты и оптимизацию налогообложения.
• Кассовые операции и банковские платежи.
• Управление финансами и анализ экономических показателей.
• Консультирование по вопросам законодательства и стандартам бухгалтерского учета.
• Сопровождение налоговых проверок и защиту интересов в налоговых органах.

При выборе аутсорсинговой компании обращают внимание на репутацию, опыт работы, соответствие требованиям законодательства, а также стоимость, конечную цену предоставляемых услуг и условия взаимодействия.

Разновидности ведения аутсорсинга бухгалтерского учета

В зависимости от объёма передаваемых работ выделяют два основных вида аутсорсинга — полный и частичный. При полном аутсорсинге компания-заказчик полностью передает ведение бухгалтерского учета специализированной организации. Полный аутсорсинг обычно выбирают компании, которые хотят освободить своих сотрудников от рутинных задач и сосредоточиться на развитии бизнеса.

При частичном аутсорсинге компания-заказчик передает на аутсорсинг только определённые функции — например, расчёт заработной платы или подготовку налоговых деклараций.

На аутсорсинг важно выбрать надёжного партнёра, который сможет обеспечить качественное и своевременное выполнение работ.

Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга

При бухгалтерском аутсорсинге компания-заказчик пользуется услугами профессиональных бухгалтеров.

Плюсы бухгалтерского аутсорсинга

• Экономия ресурсов. Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг позволяет компании избежать необходимости нанимать и обучать новых сотрудников, а также обеспечивать им рабочие места и сопутствующие условия.
• Профессионализм и опыт. Аутсорсинговые компании нанимают опытных и высококвалифицированных бухгалтеров, что обеспечивает высокий уровень профессионализма в ведении учета.
• Конфиденциальность. Аутсорсинг может обеспечить более высокий уровень конфиденциальности, так как компания-аутсорсер не имеет доступа к внутренней информации о клиентах.
• Гибкость и масштабируемость. Компании могут легко настроить объём услуг в соответствии с текущими потребностями. При необходимости можно легко увеличить или уменьшить объём услуг.
• Доступ к новым технологиям. Аутсорсеры могут предложить доступ к новым программным обеспечениям и технологиям, которые могут повысить эффективность и качество учета.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

• Зависимость от поставщика услуг. Компания-заказчик полностью зависит от поставщика услуг, что может привести к сбоям в работе и потерям данных в случае проблем у аутсорсинговой компании.
• Недостаток контроля. Компания не может полностью контролировать процесс ведения учета, что может вызвать некоторые опасения и неуверенность в качестве предоставляемых услуг.
• Коммуникационные проблемы. Несовпадение в понимании задач и целей может привести к недопониманию и конфликтам.
• Риск недобросовестной работы. Недобросовестный аутсорсер может использовать полученную информацию о клиентах в своих интересах.

При выборе между бухгалтерским аутсорсингом и внутренней бухгалтерией необходимо тщательно взвесить все плюсы и минусы, а также учесть специфику бизнеса и потребности компании.

Что должно быть указано в договоре

Договор на оказание бухгалтерских услуг на условиях аутсорсинга должен содержать следующие пункты:

• Предмет договора, в котором будут указаны услуги, предоставляемые исполнителем, а также сроки и порядок их оказания.
• Права и обязанности сторон. Здесь следует указать обязанности исполнителя по оказанию бухгалтерских услуг, а также обязанности заказчика по предоставлению необходимых документов и информации.
• Стоимость услуг и порядок оплаты. В этом разделе необходимо прописать стоимость услуг и условия, при которых она может измениться, а также порядок оплаты.
• Срок действия договора. Здесь указывается срок, на который заключается договор, а также возможность его продления или расторжения.
• Ответственность сторон. В данном пункте следует прописать ответственность за нарушение условий договора, размер штрафов и неустойки.
• Форс-мажор. В этом пункте описываются обстоятельства, при которых стороны освобождаются от ответственности за неисполнение обязательств по договору.
• Заключительные положения. Здесь указываются адреса и реквизиты сторон, а также порядок разрешения споров.
• Подписи сторон. Должны быть указаны дата и место заключения договора. Документ должен быть подписан обеими сторонами.

Это лишь основные пункты, которые могут быть включены в договор на оказание бухгалтерских услуг. Рекомендуется обратиться к юристу или специалисту в области бухгалтерского учета для более подробной консультации и составления договора, который будет соответствовать вашим потребностям и законодательству.

Как контролировать ведение бухгалтерского аутсорсинга

Помните, что контроль над ведением бухгалтерского аутсорсинга требует внимания и усилий. Важно также быть готовым к диалогу и сотрудничеству с вашей аутсорсинговой компанией, чтобы совместно улучшать качество и эффективность предоставляемых услуг:

• Проводите регулярные встречи с вашей аутсорсинговой компанией. Обсуждайте текущие задачи и результаты работы, задавайте вопросы о процессе и качестве предоставляемых услуг.
• Проверяйте финансовые отчёты и налоговые декларации. Убедитесь, что все документы оформлены правильно и соответствуют законодательству.
• Обсуждайте с аутсорсером изменения в законодательстве. Если в законы и правила ведения бухгалтерии вносятся изменения, убедитесь, что ваша компания знает о них и учитывает их в своей работе.
• Установите систему контроля качества. Определите ключевые показатели эффективности (KPI) для аутсорсера и регулярно отслеживайте их выполнение.
• Отслеживайте отзывы клиентов. Получайте обратную связь от ваших клиентов и используйте её для улучшения качества услуг.
• Запрашивайте аудиторские проверки. Периодически нанимайте аудиторов или налоговых консультантов для независимой оценки работы вашей аутсорсинговой фирмы.
• Обменивайтесь данными и документацией. Убедитесь, что у вас есть доступ к необходимой информации и документации, связанной с бухгалтерией и налогами.
• Соблюдайте конфиденциальность. Помните, что информация, связанная с финансами вашей компании, является конфиденциальной, и защищайте её.

Всегда оценивайте эффективность аутсорсинга и обсуждайте возможные риски и их предотвращение, в том числе разработайте стратегии для минимизации финансовых рисков и защиты вашей компании.

Как выбрать аутсорсерса

При выборе подходящего аутсорсера нужно обращать внимание на следующие критерии:

• профессионализм и опыт;
• обеспечение конфиденциальности;
• масштабирование объёма услуг через гибкость и оперативность.

Также не лишним будет обратить внимание на репутацию, опыт работы, соответствие требованиям законодательства, стоимость услуг и условия сотрудничества.

Комплексное бухгалтерское обслуживание — эффективный инструмент для оптимизации финансовых процессов и обеспечения высокого качества учета, а также соблюдения законодательства.