Новость про тех, кто в 2021 году трудоустраивается впервые: теперь соискателям не придётся оформлять бумажные трудовые книжки.
Некоторые работники уже в 2020 году предпочли не заводить бумажные документы. Возникает вопрос: как в таком случае оформлять прием на работу? Ответим сегодня в нашей статье.
Как мы упомянули ранее, тем, кто трудоустраивается в 2021 году впервые, не нужно оформлять бумажную трудовую книжку. (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Первым делом с будущим работником заключают трудовой договор. Уже на основании вышеупомянутого договора выходит приказ о приёме на работу. С ним сотрудник должен ознакомится и заверить всё личной подписью.
Далее в ПФР (Пенсионный фонд РФ) необходимо предъявить форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ. Важно: сделать это нужно не позже следующего рабочего дня с даты издания приказа. После по общепринятым правилам происходит оформление личной карточки сотрудника.
При документальном оформлении приёма на работу бумажная трудовая книжка больше не требуется. Учёт по гражданам, впервые поступившим на работу с 1 января 2021 года, производится исключительно в электронном виде. В итоге сотрудникам больше не предоставляется право выбора между бумажной и электронной трудовыми книжками.
Сведения по трудовой деятельности сотрудника хранятся на лицевом счетё в Пенсионном фонде. Данные для переноса информации на вышеуказанный счёт Пенсионному фонду РФ по форме СЗВ-ТД предоставляют работодатели. Это значит, что информацию о трудовой деятельности работника ПФР получает напрямую. Обратите внимание: в трудовом договоре не нужна запись о том, что работнику не оформляется бумажная ТК. Это требование закона, а не условие, обговариваемое сторонами договора.
Теперь обозначим моменты, связанные со СНИЛС или страховым свидетельством обязательного пенсионного страхования. ПФР не занимается оформлением вышеуказанных свидетельств ещё с 2019 года. Теперь при трудоустройстве от соискателей требуется предоставить документ, который доказывает регистрацию в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
В случае, когда сотрудник имеет свидетельство СНИЛС, он его предоставляет. Работникам, начавшим трудовую деятельность уже после решения Пенсионного фонда РФ об отмене оформления таких свидетельств, необходим документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).
В ситуации, при которой работник впервые поступает на работу и не числится на персонифицированном учете в Пенсионном фонде РФ, работодатель обязан также внести сотрудника в систему индивидуального учёта.
Большая часть работников, когда возможность выбора ещё предоставлялась, предпочли оставить ТК бумажного формата, однако, были и те, кто перешли на электронную трудовую книжку. Во втором случае предыдущим руководителем была сделана ’закрывающая запись’ в ТК, после чего документ переходил к работнику.
Важно! Когда работник принимает решение об отказе от ТК бумажного формата, он уже не имеет право его изменить. (письмо Минтруда России от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054).
Таким образом, вы не можете вести бумажную ТК нового сотрудника, если в ней имеется закрывающая запись: работник теперь использует только электронную трудовую книжку.
Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ при приёме на работу гражданин предоставляет ТК и/или сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). Исключением являются случаи, когда заключение трудового договора оформляется впервые.
Логично, что сотрудник, на предыдущей работе оставивший за собой решение о дальнейшем использовании бумажной ТК, при новом приёме на работу предоставляет руководителю именно этот документ. В этом случае ситуация остаётся прежней.
От нового сотрудника, перешедшего на электронную трудовую книжку, неизменно будет нужно подтверждение трудового стажа. Сделать это можно следующими способами. При трудоустройстве новый работник может подтвердить стаж, взяв у прежнего работодателя форму СТД-Р и предоставив её вам. Также в Пенсионном фонде и через портал Госуслуги можно взять форму СТД-ПФР и предоставить её. Вместе с этим новый руководитель должен получить бумажную ТК с закрывающей записью.
Следует заметить, что в этом случае бумажная трудовая книжка необходима лишь в целях изучения. С её помощью работодатель узнаёт о страховом стаже сотрудника и продолжительности профессиональной деятельности сотрудника.
Правда, форма СТД-Р включает в себя лишь сведения о последнем месте работы, и это проблема. Не так давно этому образцу соответствовала форма СТД-ПФР. В данной ситуации компания не имеет права на хранение ТК нового сотрудника у себя, помимо этого, требуются документы, подтверждающие продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности. Единственный выход — взять ксерокопию ТК работника.
Однако меры по решению данной проблемы уже предприняты: приказ Минтруда России от 17.09.2020 N 618н внёс некоторые дополнения в форму СТД-ПФР. Начиная с 14 декабря 2020 года Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, зафиксированный на лицевом счете сотрудника в ПФР, в форму СТД-ПФР.
Это означает, что форма СТД-ПФР может включать в себя данные о полной продолжительности трудового стажа сотрудника. Но здесь возникает новая задача: не факт, что в Пенсионном фонде обнаружатся сведения о трудовом стаже соискателя до 2020 года.
К слову, данные о предыдущем стаже работников поступают Пенсионный фонд РФ через работодателей. Происходит это следующим образом: ПФР рассылает в компании уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на сотрудников. После получения уведомления руководитель переносит данные о страже сотрудника из ТК в форму СЗВ-К и отсылает в Пенсионный фонд РФ. В результате ПФР собирает на лицевом счёте гражданина данные по всей его трудовой занятости.
Однако возможна ситуация, при которой на лицевом счёте соискателя все данные о его трудовом стаже не обнаружатся: не на всех граждан собрана такая информация. Тогда в форме СТД-ПФР можно будет найти лишь сведения о стаже с последнего места трудоустройства.
Подведём итоги: при приёме на работу сотруднику не нужно предоставлять бумажную ТК, достаточно формы СТД-ПФР, включающей в себя полный трудовой стаж.
Бумажная трудовая книжка потребуется лишь в том случае, когда новый работник предоставляет вышеупомянутую форму или форму СТД-Р с последнего места работы без полных сведении о его трудовой деятельности. Таким образом он подтвердит свой трудовой стаж.