You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

61

Сомневаетесь, как именно стоит делать записи об увольнении, переводе и зачислении сотрудника на работу? «Бухгалтерия для вас» подготовила статью с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки - здесь вы найдёте ответы на все вопросы. Приятного прочтения!

Введение

Обновлённые правила пользования трудовыми утверждены Приказом Минтруда No 320н от 19.05.2021 г. Совсем недавно, первого сентября, он начал действовать.

Все компании, нанимающие сотрудников, должны заполнять трудовые книжки. Если сотрудник выполняет свои должностные обязанности дольше пяти дней, необходимо зафиксировать приём сотрудника на работу в трудовой.

В случае дистанционной работы нужно передать трудовую в компанию заказным письмом, если хотите, чтобы начало трудовой деятельности было зафиксировано.

Трудовая книжка: требования к заполнению

Заполняйте документ разборчиво, ничего не сокращая, световодостойкой ручкой темного цвета. Можно также прибегать к использованию штампов. Дата и нумерация записи вносится арабскими цифрами, число и месяц указываются двузначными числами, а год - четырёхзначными.

Внесения информации о сотруднике

Информация о сотруднике заполняется на главной странице. К ней относится ФИО, дата рождения, образование, профессия и специальность. Вся информация переносится из паспорта.

Сотрудник меняет фамилию

В случае когда сотрудник решил сменить фамилию, для корректировки данных требуется документ, подтверждающий смену фамилии.

Прошлое ФИО зачёркивается вместе с датой рождения, затем вносится обновлённая информация. Внутри обложки записываются реквизиты документа, использованного при переносе обновлённой информации: нумерацию, число и название органа, который выдал документ. После этого работодатель должен заверить всё своей росписью и поставить печать компании.

Информация об образовании

Информация об образовании находится на титульном листе. Обновлённые данные вписываются в дополнении к ранее записанной (рядом через запятую), ничего не зачёркивается.

Взыскания

Эта информация не закрепляется в трудовой. Единичный случай - дисциплинарное взыскание, если из-за него работник потерял свою должность.

Информация о работе

Данные о переводе, квалификации, работе добавляются на основании распоряжения или приказа руководителя, не позже пяти дней с момента выпуска вышеуказанного документа. Исключение - увольнение, информация о нем записывается в тот же день.

В графе 3 «Сведений о работе» вписывается полное и сокращённое название компании. В первой - номер записи. Во второй - дата приёма. В третьей - отдел, в который устроился сотрудник, вместе с названием должности и специальности.

Работа по совместительству

Данная информация прописывается при желании сотрудника на основном рабочем месте.

Если сотрудник остается без работы, информация о предыдущем рабочей должности имеет право внести предыдущий руководитель.

Правки

В «Сведениях о работнике», «Сведениях о награждении» зачёркивать предыдущие данные запрещается при любых обстоятельствах.

Изменение наименования компании

Эти данные добавляются в «Сведения о работе». Туда же вносятся данные об основании смены названия.

Увольнение

Увольнение фиксируется в день его совершения, вместе с поводом и пометкой, отсылающей к федеральному закону.

Указать:

  • номер записи;
  • дата увольнения;
  • причина;
  • название, дата и номер документа, по которому сделана запись.

По решению сотрудника: фиксируется информация с ссылкой на пункт ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

По решению начальства: фиксируется информация с ссылкой на подпункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Не зависящее от воли сторон: фиксируется информация с ссылкой на пункт ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Инструкция: перевод сотрудника

При переводе сотрудника на новую работу, в «Сведениях о работе» вносятся данные о том, как происходит процесс: по инициативе/согласию сотрудника, название компании, куда переводится сотрудник.

По прибытии на другую работу в «Сведениях о работе» фиксируется информация о приёме посредством перевода.

Переход на выборную должность

По прибытии на новое рабочее место фиксируется наименование органа, в «Сведениях о работе» записывается должность, указывается решение выборного органа, нумерация и дата.

Увольнение осуждённого

Указывается деятельность, которой сотрудник лишается права заниматься, причина и срок этого исхода. При признании осуждения сотрудника незаконным, эти записи становятся недействительными. Сотрудник имеет возможность запросить копию трудовой.

Заполнение «Сведений о награждении»

Какая информация фиксируется? Сведения о вознаграждениях за следующие трудовые достижения:

  • о получении гос. наград и призваний;
  • о получении наград от президента и правительства РФ;
  • о получении дипломов и значков от руководителя и прочее.

Вся информация заносится в трудовую: название компании, нумерация записи, дата рождения, ФИО того, кем была выдана награда, какая она и за какие успехи, название документа, подтверждающего подлинность записи, его дата и нумерация.

Оформление дубликата

Если сотрудник теряет документ, он должен донести эту информацию до начальства и запросить дубликат.

Руководитель, должен предоставить сотруднику копию не позже пятнадцати суток с момента, когда сотрудник подал заявление.

В дубликат вписывается ФИО, дата рождения, образование и специальность сотрудника. После внесения необходимых данных, работник проверяет их правильность. В правый верхний угол 1 стр. помещается пометка «Дубликат».

Вкладыш

Когда страницы заканчиваются, в трудовую помещается вкладыш. В момент получения на главной странице нужно поставить печать «Выдан вкладыш», записать его данные.

Бухгалтерия: выдача трудовой сотруднику

Данный процесс происходит исключительно при наличии письменного заявления. Документ выдаётся не позже 3х дней с даты подачи заявления.

Электронная трудовая

После перехода на электронную версию сотрудник получает бумажную книжку с информацией о нумерации записи, датой выдачи, заявлением сотрудника, регистрационным номером.

Хранение

Компания должна производить учёт книжек и вкладышей. В документах должна соблюдаться нумерация, они должны быть заверены подписью начальника компании, печатью, содержать в себе информацию о поступлении и выдачи.

Если при заполнении была допущена ошибка, документы нужно уничтожить по акту.

Заключение

Сегодня мы постарались изложить всю обновлённую информацию, которая понадобится вам для заполнения трудовой книжки. Не забывайте, что вы можете возвращаться к нашей инструкции по мере необходимости. Спасибо, что были с нами!

Возврат к списку