Стал ли переход на ЭДО обязательным? Что требуется для перехода на ЭДО? Что такое соглашение для перехода на ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) охватывает все больше сфер деятельности физлиц и компаний. Это современный формат общения с государственными структурами и контрагентами, продажи в торговых павильонах и онлайн, участия в закупках и электронных торгах.
С 1 января 2021 года бухгалтерскую отчетность сдают только в электронном формате даже представители малого бизнеса. С 1 июля 2021 начали действовать новые правила работы с электронными счетами-фактурами, связанные со вводом системы отслеживания товаров. Одним словом, переход на ЭДО обязателен всем, желающим вести бизнес.
Произошел ряд обновлений, на которые необходимо обратить пристальное внимание перед переходом на ЭДО. Изменились условия сдачи бухгалтерской отчетности, подлежат обязательной маркировке новые категории товаров, заработали новые правила обмена электронными счетами-фактурами. Также на электронный документооборот переходит кадровая служба. Пока это происходит в качестве эксперимента, но если законопроект № 1162885-7 будет принят, работодатели и работники станут подписывать кадровую документацию электронно.
В 2021 году ФНС больше не принимает бумажные отчеты (ст. 18 № 402-ФЗ). Отменены исключения для малых и средних компаний, действовавшие ранее. Документацию удостоверяют усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и предоставляют по защищенным каналам связи. Отчетность на бумаге не будет принята, и если не успеть оформить ее в цифровом формате, то за нарушение срока назначат штраф.
Если вы планируете работать с товарами, подлежащими маркировке, переход на ЭДО — обязательное требование закона. В 2021 году список продукции дополнили:
Маркировка этих товаров входит в систему Честный ЗНАК, а маркируемые ювелирные изделия и драгоценные металлы учитывают в ГИИС ДМДК. Продукция, подлежащая ветеринарному контролю, отслеживается системой «Меркурий».
Движение продукции без нанесенных кодов не допускается. Обмен сведениями с контрагентами проходит с помощью электронных универсальных передаточных документов (УПД). Цепочка «производитель (импортер) ― оптовик ― розничный продавец» фиксируется ЭДО.
Ранее счета-фактуры оформлялись на бумаге и электронно. Последний вариант допускался после подписания дополнительного соглашения о переходе на ЭДО между сторонами. С 1 июля 2021 разрешается составлять счета-фактуры на движение прослеживаемых товаров только в цифровом формате. Положение затрагивает как первичную, так и корректировочную документацию.
Исключения предусмотрены п. 2 ст. 2 № 371-ФЗ, к ним относятся продажа отдельным категориям:
Не фиксируется также продажа и перемещение товаров через таможню при экспорте и (реэкспорте). В остальных случаях юрлица и ИП, работающие с прослеживаемой продукцией, обязаны настроить ЭДО через оператора.
Первое, что понадобится для перехода на ЭДО, ― оформление электронной подписи (ЭП, ЭЦП) и заказ услуг у оператора электронного документооборота. Затем выбирают способ подключения, настраивают торговое оборудование, устанавливают взаимодействие с учетной программой.
Это реквизит цифрового документа, состоящий из сертификата и пары ключей. ЭЦП записывается на физический носитель, часто им выступает токен с USB-разъемом, внешне похожий на флешку. Подпись необходима для отправки УПД, сдачи отчетности, участия в электронных торгах, при обмене сообщениями с контрагентами и контролирующими органами.
Получают ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Стоимость зависит от срока действия сертификата (12 — 15 месяцев) и предназначения. Цены в центрах практически одинаковы, поэтому выбирайте по форме оплаты, наличию техподдержки и сопутствующим услугам. Список официально работающих УЦ размещен на сайте Минцифры России.
Этап обязательного перехода на ЭДО ― выбор оператора электронного документооборота. Это организация, ведущая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи. Без оператора никак не обойтись, это запрещено законом. Список официально действующих компаний представлен на сайте ФНС.
При выборе стоит ориентироваться на тарифы и основного контрагента. Как правило, плата взимается за отправленную корреспонденцию. Учитывается не количество листов, а документация в целом. Узнайте стоимость роуминга ― обмена информацией между контрагентами, подключенными у разных операторов. Проверьте работу техподдержки, оперативно ли персонал отвечает на звонки, включена ли в тариф помощь в настройке рабочего места.
Материал по теме: 4 ступени перехода на удалённую бухгалтерию
Проще всего подключиться через браузер. Более стабилен в работе Internet Explorer. Также понадобится устойчивый сигнал интернета и ЭП. Обмен документацией подобен обмену письмами по электронной почте. В зависимости от выбранного оператора может потребоваться установка дополнительного плагина. Также разработаны облачные приложения для работы с электронными документами. В этом случае не требуется установка ПО, войти в систему можно с любого места и устройства, например со смартфона.
Если вы уже используете учетную программу, например 1С, приобретите модуль за отдельную плату. Он позволит работать с цифровой документацией в привычном интерфейсе, подписывать документы и отправлять их контрагенту можно будет из 1С. Выбор способа подключения зависит от наличия программ и объема документации.
Если для используемого ПО нет подходящего модуля, придется переходить на другую программу, работать в нескольких или интегрировать плагин с вашей учетной системой. Последний вариант технически сложен, не у каждого оператора есть эксперты, обладающие необходимой компетенцией.
Решение об использовании электронной документации прописывают в учетной политике компании. Необходимо указать:
Обратите внимание, чтобы были прописаны новые формы, действующие с 2021 года, а срок хранения соответствовал требованиям законодательства. У каждого сотрудника должна быть своя ЭЦП. Передавать подпись другим лицам запрещено. Выдача ЭП внутри компании оформляется приказом руководителя, при увольнении сертификат аннулируется.
Ключевым контрагентам стоит направить письмо о переходе на ЭДО заранее. Формат не регламентирован, но рекомендуем указать:
Стоит также указать в уведомлении контрагентов о переходе на ЭДО правовую базу: приказ Минфина № 174, статья 169 НК РФ, ФЗ № 63, ФЗ № 402.
Отправьте партнерам приглашение в системе электронного документооборота. Порядок зависит от используемого ПО. Рассмотрим на примере 1С:
Контрагент получит приглашение и ссылки на инструкции для настройки ЭДО. Если с его стороны все настроено, то после подтверждения можно отправить первую электронную форму.
Отправить приглашение можно любому партнеру, независимо от того, в какой программе он работает и к какому оператору подключен. Если компании сотрудничают с одним оператором ЭДО подключение проходит в автоматическом режиме. В других случаях может потребоваться ручная настройка роуминга.
Обмениваться документацией можно через Личный кабинет на сайте оператора, учетную программу, например 1С, или через электронную почту. Если ваш контрагент не подключен к электронному обмену, он все равно получит приглашение на email. В зависимости от программных возможностей (ваших и партнеров), вы можете получить сведения о том, принято ли предложение, настроен ли роуминг.
Письма о переходе на ЭДО, отправленные вам, можно посмотреть в разделе «Текущие дела (весь документооборот)».
После подтверждения изменятся настройки, обмен документацией станет возможен. Статус приглашения сменится на «Принято». Партнер получит информацию о вашем согласии. Других действий от пользователя не требуется.
Приглашение контрагента к обмену электронными документами это не просто формальность, а обязательная процедура, без которой ЭДО невозможен. Для участия отправляют запрос или отвечают на поступившее предложение.
Перейдя на электронный формат, вы получите ряд преимуществ, среди которых:
Наверняка вы лично используете преимущества электронного обмена данными. Это заказы через интернет, покупки в обычных магазинах с возможностью распечатать электронный чек, работа с госуслугами в качестве физлица и прочее. Отправить информацию или получить ее со смартфона или ПК гораздо комфортнее личного обращения.
Аналогичные преимущества получит ваша компания, перейдя на ЭДО. Некоторые операции по закону невозможно провести без электронного документооборота, например работу со счетами-фактурами. Поэтому речь не идет о минусах и плюсах: сегодня переход на ЭДО обязателен.
В цифровой формат переведена общая корреспонденция: внешние входящие и исходящие сообщения, внутренняя распорядительная документация. Кадровая документация находится на стадии перехода. Уже используют электронные трудовые книжки, работодатели и работники начинают подписывать документацию электронно.
Упрощено взаимодействие с клиентами и бизнес-партнерами, инструментарий большинства систем ЭДО позволяет выполнять все операции удаленно. Аналогичная ситуация с внутренними данными, что ускоряет производственные процессы, проведение совещаний, согласования решений и документов.
Последний этап ― архивирование, претерпел серьезные изменения. Больше не выделяют помещений для складирования документации прошлых лет. Все помещается на карту памяти, облачное приложение и иные варианты хранения. Их можно бесконечно дублировать и сложно потерять.
Несколько лет назад ЭДО воспринимался как сложная для реализации технология, сегодня это выгоднее, чем бумажное делопроизводство. Он необходим при работе с маркированными товарами, для обмена счетами-фактурами, помогает быстрее заключить договоры и дополнительные соглашения.
Для работы в ЭДО потребуется усиленная электронная подпись. С ее помощью вы отправите отчетность в ФНС и другие контролирующие ведомства. Напомним, с 2021 года бумажные отчеты налоговая больше не принимает. Использовать подпись для участия в электронных торгах и госзакупках. Это выгодно даже для микропредприятий, ведь созданы специальные порталы для малых закупок.
Если вы пока не перешли на ЭДО, свяжитесь с нами. Эксперты компании «Бухгалтерия для вас» ответят на возникшие вопросы, помогут подключиться к электронному документообороту, возьмут вашу бухгалтерию на аутсорсинг.